Задача
Повышение эффективности работы по учету имущества (ОС, МБП, материалы), разработка и внедрение системы учета и контроля за движением имущества внутри организации и на территориальных подразделениях.
Получение актуальной информации о состоянии имущества и проведение инвентаризации в режиме реального времени.
Решение
Для реализации комплексной системы учета имущества в НСПК за основу взяли конфигурацию на базе 1С от компании Клеверенс. Предварительно было составлено общее ТЗ, которое описывало работу системы и внутренний документооборот, необходимый перечень доработок, а также возможность интеграции с мобильными устройствами.
Для быстрой идентификации имущества решили использовать штрихкодирование и терминалы сбора данных (ТСД) Honeywell Dolphin 70e с программным обеспечением MobileSMARTS. Реализован online автообмен данными (документы, справочники) по Wi-Fi, а также возможность выгрузки данных на ТСД для работы в зоне отсутствия покрытия Wi-Fi.
Каждый объект имущества маркируется этикеткой с наименованием и описанием имущества и штрихкодом, который содержит в себе инвентарный номер объекта (доработана автоматическая генерация инвентарного номера в зависимости от типа имущества). Интеграция и обмен данными с текущей бухгалтерской учетной системой реализованы с помощью универсального обмена и WEB-сервиса.
Кроме построения новой архитектуры системы, а также адаптации текущего функционала под требования клиента, необходимо было решить вопрос с загрузкой начальных остатков и вводом информации по объектам имущества, находящимся на балансе организации. Реализовали загрузку из Excel с обработкой данных в 1С.
Итоги
От начала переговоров до ввода системы в промышленную эксплуатацию прошло 4 месяца, параллельно велась инвентаризация и осуществлялся ввод данных в систему. Проект внедряли по Agile.
На данный момент учтено более 8000 единиц оборудования и основных средств с подробной информацией по каждому объекту (остаток, цена, местоположение, держатель, характеристики и свойства, история движения и т.п.).
Программное обеспечение MobileSMARTS для ТСД позволяет осуществлять операции Приемки, Перемещения и Инвентаризации посредством создания новых документов непосредственно на самом устройстве в online и offline режиме (с предварительной выгрузкой справочников на ТСД).
Кроме того, в любой момент времени с помощью мобильного устройства можно получить исчерпывающую информацию об имуществе, считав его штрихкод, а использование мобильных принтеров позволяет при необходимости напечатать этикетки на новое имущество, либо перепечатать этикетку на уже имеющийся объект.
Система 1С контролирует поступление, перемещение, комплектации, списание имущества, а также изменение состояние имущества. Подробные отчеты позволяют в любое время оперативно получить информацию по остаткам и движению имущества.
Немаловажным фактором является удобство использования системы для предоставления данных в отдел бухгалтерии организации, т.к. бухгалтер в своей системе на базе 1С получает уже готовые документы из Клеверенс:Учет имущества. Вся оперативная работа по учету в таких разрезах, как Организация, Подразделение, МОЛ, а также генерации инвентарных номеров и принятия имущества к учету, инвентаризации и прочим операциям, ведется в специализированном программном продукте.
